Bild teilt sich in zwei Bereiche: Links ist ein Mann in Baustellenkleidung zu sehen, der auf einer Baustelle steht und ein Tablet in der Hand hält. Rechts sind Illustrationen von vertikalen länglichen Balken abgebildet.

Digitaler Bauzeitenplan: So läuft Ihr Projekt rentabler

Mehr Übersicht und Planbarkeit

Eine gut strukturierte Bauzeitenplanung, auch Bauzeitplan, Bauablaufplan oder Baukalender genannt, sorgt für bessere Steuerung, Planbarkeit und Effizienz im Projekt: Er ist die Grundlage zur Koordination der Handwerker und trägt dazu bei, dass er keine Überlappungen der Gewerke im Bauablauf gibt und das Projekt wie geplant fertiggestellt werden kann. Doch wie sieht ein guter Bauzeitenplan aus? Muss er überhaupt erstellt werden? Was muss manuell erfolgen und wo nimmt spezielle Software Ihnen Arbeit ab?

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie anhand eines verbesserten Bauzeitenplanes Ihre Projekte kontrollierter führen und sicherer termingerecht fertigstellen können.

Für die finanzielle Sicherheit eines Projekts ist eine gute Bauzeitenplanung wichtig. Angesichts immer komplexerer Bauvorschriften und Verträge wird es aber zunehmend schwieriger, Zeitpläne einzuhalten. Laut einer Hertie Studie liegen Großprojekte etwa 73 % über dem geplanten Budget und dauern länger als geplant[1]. Doch auch bei kleineren Aufträgen sind Verzögerungen an der Tagesordnung – und die Auswirkungen nicht weniger schwerwiegend. Im schlimmsten Fall drohen ebenfalls hohe Kosten und Vertragsstrafen. Denn: Ein Bauzeitenplan ist zwar nur dann verpflichtend, wenn er im Vertrag festgelegt wurde. Das vereinbarte Fertigstellungsdatum eines Bauvorhabens ist aber immer bindend. Hier hilft ein guter Baukalender dabei, die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen.

Was leistet ein guter bauzeitenplan?

Leichte Steuerung und mehr Transparenz

Ein guter Ablaufplan stellt visuell alle geplanten Bauleistungen und deren Terminierung dar. Er ist flexibel, leicht zugänglich und verständlich. In der Regel wird er von einem Bauleiter oder Projektmanager erstellt, oft in Zusammenarbeit mit Architekten, Ingenieuren und anderen Fachleuten. Je nach Auftrag fordert und zahlt die Erstellung der Bauherr, oder aber auch der Generalunternehmer bzw. ein beauftragtes Bauunternehmen. Egal, wer ihn bezahlt: Alle relevanten Gewerke müssen für den Plan ihren Input liefern, um sicherzustellen, dass er alle notwendigen Schritte und Abhängigkeiten berücksichtigt.

Warum ist ein Bauablaufplan wichtig?

Illustration von drei Personen. Die beiden äußern sind grau, während die mittlere rot eingefärbt ist.

Einfachere Personaleinsatzplanung

Ein detaillierter Kalender fürs gesamte Projekt ermöglicht eine bessere Planung der Teams und das Personal im Feld kann effizienter den einzelnen Aufgaben zugewiesen werden. Das vermeidet Engpässe und unnötige Wartezeiten.

Illustration von vier ausgefüllten Kreisen, die auf einer horizontalen Linie angeordnet sind. Der zweite Kreis von rechts ist als einziger rot eingefärbt und wird von einer roten Linie umrandet.

Verfolgung des Projektfortschritts

Erst wenn es einen konkreten Plan gibt, gibt es die Möglichkeit, den Status eines Projekts besser einzuschätzen: Mit der kontinuierlichen Kontrolle können Verzögerungen frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Illustration von einem grauen Kreis, in dessen Mitte ein weißes Ausrufezeichen abgebildet ist. An dessen rechter unteren Ecken ist ein roter Kalender platziert.

Erinnerung an Termine und Fristen

Nicht zu unterschätzen in Zeiten zunehmender Vorschriften: Ein Baukalender erinnert alle Beteiligten an wichtige Termine und Fristen, damit alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Illustration von einer Anzeige, die aus einem roten Halbkreis und einem roten Zeiger besteht, der nach rechts zeigt.

Effiziente Abläufe zwischen den Gewerken

Ein Bauzeitenplan sorgt für Transparenz und klare Abläufe. Und ermöglicht damit im Idealfall eine bessere Koordination zwischen den Gewerken und weniger Leerläufe.

Wie entsteht ein Bauablaufplan?

Nahaufnahme von einem Smartphone, das verschiedene Timelines in der App von Fieldwire zeigt.

Wichtige Elemente und hilfreiche Tools

Der Bauablaufplan ist nur dann gut und hilfreich, wenn er präzise erstellt wurde und genau eingehalten wird bzw. immer dann aktualisiert wird, wenn es notwendig ist.

Das bedeutet: Er muss so klar und verständlich sein, dass jeder mit ihm arbeiten kann, er muss zugänglich für alle sein und aktuelle Entwicklungen berücksichtigen.

Was früher mit Stift und Papier erledigt wurde – und häufig nicht genug nachgehalten wurde – kann heute online erledigt und angepasst werden. Mittlerweile gibt es viele verschiedene Bauprojektmanagement-Softwares, die speziell auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten sind.

Mit der entsprechenden Bausoftware können Sie Projektarbeitspläne erstellen, allen Beteiligten zur Verfügung stellen und laufend aktualisieren. Auch Konflikte zwischen Gewerken können Sie so frühzeitig erkennen und vorausschauend lösen. Dabei helfen Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und eine kalenderbasierte Terminplanung. Egal, ob im Feld oder im Büro – so kann jeder klar nachvollziehen, welche Aufgaben anliegen und bis wann sie erledigt werden müssen. Auch Ihre Kosten können die Vermeidung von Verzögerungen und Fehlern gesenkt und damit die Kundenzufriedenheit erhöht werden. 

Wie können Herausforderungen in der Planung überwunden werden?

Zwei sich überlappende Bilder. Das linke zeigt einen Mann, der vor seinem PC sitzt und arbeitet. Auf dem rechten, unterhalbliegenden Bild ist eine Baustelle zu sehen.

Die richtige Balance zwischen Aufwand und Nutzen

Dass Bauzeitenpläne eine große Unterstützung sein können, da sind Experten sich schon immer einig. Geteilte Meinungen gibt es seit jeher zum Aufwand der Erstellung: Die regelmäßige Überarbeitung der Pläne aufgrund unvorhergesehener Ereignisse, etwa Lieferverzögerungen oder Wetterbedingungen, kann zeitaufwändig und auch frustrierend sein. Gerade digitale Tools bieten hier aber mehr und mehr Entlastung. Mit der zunehmend automatisierten Verwaltung, der Echtzeit-Koordination und der Möglichkeit, Aktualisierungen laufend für alle vorzunehmen, lohnt sich der initiale Aufwand: Prozesse im Feld werden beschleunigt und effizienter gestaltet.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Tricks unserer Experten, um Ihre digitale Bauzeitenplanung bestmöglich zu gestalten.

Tipps für Ihre Bauplanung im Team

Wie detailliert sollte ein Bauzeitenplan sein?

Ihr Plan sollte alle wesentlichen Phasen und Aufgaben abdecken und dabei Abhängigkeiten zwischen den Gewerken berücksichtigen. Die Detailtiefe hängt immer von der Komplexität des Projekts ab.

Unser Tipp: Befragen Sie zum Ende eines Projekts die Beteiligten, wie gut sie mit dem Plan arbeiten konnten, wie gerne sie ihn genutzt haben und was sie besser machen würden.

Wie oft muss ein Bauablaufplan aktualisiert werden?

Um Änderungen und Fortschritte zu berücksichtigen, sollten dieser so oft wie möglich aktualisiert werden. Dies hilft, Verzögerungen zu vermeiden sowie den Projektfortschritt transparent zu halten.

Unser Tipp: Softwarelösungen bieten spezialisierte Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Bauzeitenplänen, einschließlich Echtzeit-Updates.

Wie löse ich die größte Herausforderung: die richtige Zeitschätzung?

Zu den größten Herausforderungen der Bauzeitenplanung gehören genaue Zeitabschätzungen, die Berücksichtigung von Abhängigkeiten und die flexible Anpassung an unvorhergesehene Ereignisse. Hier helfen am besten Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten mit ähnlichen Anforderungen.

Unser Tipp: Berücksichtigen Sie nicht nur erfolgreiche Projekte, sondern besonders solche mit Verzögerungen und Schwierigkeiten in der Kommunikation und Koordination, um aus Fehlern zu lernen.

Wie stelle ich sicher, dass alle Beteiligten die Pläne nutzen?

Auch der beste Plan geht nur dann auf, wenn er allen bekannt ist. Digitale Lösungen sind mittlerweile sehr nutzerfreundlich, egal ob für die Arbeiter auf der Baustelle oder das Team im Büro.

Unser Tipp: Greifen Sie auf die Kalenderfunktionen und visuellen Darstellungen, etwa Balken- und Gantt-Diagramme, der Softwares zurück. So sind die nächsten Schritte übersichtlich dargestellt, die zeitliche Abfolge der Aufgaben wird ersichtlich und die jeweilige Verantwortlichkeit. Und damit wird der Plan für die Beteiligten nicht zur bürokratischen Last, sondern zur praktischen Erleichterung im Alltag.