Mehr Sicherheit dank Baudokumentationen

Kurz gesagt: Eine gute Baudokumentation ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Bauprojekts. Von den Bauherren zu den Architekten bis zu Subunternehmern profitiert jeder von einer klaren und jederzeit aktuellen Dokumentation, denn sie dient als Grundlage zur Übergabe von Projektschritten an das nächste Gewerk, ist aber im Falle von Mängeln oder Nachträgen auch ein Nachweis für getroffene Entscheidungen. Eine unzureichende Dokumentation kann dementsprechend zu erheblichen Haftungsproblemen führen. 

Wie sieht eine solche Baustellendokumentation aus und was beinhaltet sie konkret? Sie fasst normalerweise die Inhalte von Bautagebüchern und -berichten, Besprechungs- und Begehungsprotokollen, Verträgen, Skizzen, Fotos, Plänen und dem gesamten Schriftverkehr des Projekts zusammen. Auch Mängel oder Verzögerungen während eines Bauprojekts werden in ihr protokolliert. So werden wichtige Entscheidungen und Leistungen gebündelt an einem Ort erfasst.

Obwohl eine gut gepflegte Dokumentation so wichtig wäre, wird sie im Alltag häufig vernachlässigt, denn ihre Erstellung benötigt Zeit. Denn die oben genannten unterschiedlichen Quellen werden oft auch in verschiedenen Medien und in unterschiedlichen Formaten festgehalten – in Skizzen, Bautagebüchern, auf Fotos verschiedener Kameras, handschriftlichen und digitalen Notizen, Chats und Protokollen. Hinzu kommt, dass Generalunternehmer, Subunternehmer, Architekten und Planer unterschiedliche Standards und Methoden einsetzen, was für weiteren Aufwand beim Bündeln und Überprüfen sorgt. Und für das Suchen und Organisieren verstreuter Dokumente fehlen am Ende eines langen Tages dann oft Zeit und Ressourcen, dringend zu erledigende Aufgaben am Bau gehen vor. 

Nicht zu unterschätzen ist auch die nötige Konzentration, die am Ende eines Tages manchmal fehlen mag: Eine brauchbare Dokumentation hängt stark davon ab, wie präzise sie formuliert wird, denn im Streitfall müssen nachvollziehbare Angaben enthalten sein, damit kein Zweifel an Grund oder Verantwortlichkeit bestehen bleibt. Ein Grund mehr, die Dokumentation immer sofort zu erledigen – denn mit jedem Tag, der zwischen der Ausführung und dem Bericht vergeht, verblasst auch die Erinnerung.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Erstellung der Dokumentation verbessern und mehr Zeit sparen können. 

Wie also verwandelt man das Image der Baudoku vom Zeitfresser zu dem, was es sein sollte: einem wichtigen Hilfsmittel, das für zeitsparendere Abläufe und Sicherheit sorgt? Und wie setzt man solch ein Dokument auf und gestaltet es?

Es gibt verschiedene Ansätze, die Baudokumentation zu vereinfachen.

• Formate und Vorlagen erleichtern das Verständnis und die Nutzung der Dokumente, falls Sie Ihre Dokumentation noch mit Stift und Zettel erledigen.

• Eine einfach zugängliche Ablage für alle Dokumente dient als "single source of truth" und kann Informationsverluste verhindern. Am einfachsten gelingt die mobile Baudokumentation mit Apps.

• Solche digitalen Werkzeuge ermöglichen auch Echtzeit-Updates sowohl online als auch offline zwischen verschiedensten Projektbeteiligten, was Zeit beim Austausch der Informationen spart.

Zudem unterstützen digitale Lösungen die automatisierte Verwaltung und Koordination von Aufgaben und Informationen, was es Ihnen erleichtert, Bauberichte zu verfassen. Entdecken Sie drei typische Anwendungsfälle, in denen smarte Softwares Aufwand sparen und Fehler vermeiden: