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Alles in Ordnung: mit einfacher Inventur und digitalen Werkzeuglisten

So kann eine gute Struktur für effizientere Abläufe sorgen

Wie wichtig ist eine sauber organisierte Materialwirtschaft in baunahen Unternehmen? Hier dürfte vom Handwerker bis zum Firmenchef die Antwort klar ausfallen: sehr wichtig – denn eine schlechte Struktur zieht häufig ein aufwändiges Suchen nach Material oder Stress am Inventurtag nach sich. Doch wie oft würden Sie gerne eine Inventur machen, wenn es auf Knopfdruck sofort möglich wäre? 
Wir beleuchten, wie Sie mit einer vorausschauenden Lagerhaltung, einer gut geplanten Inventur und Standardisierung, etwa mit strukturierten Werkzeuglisten, die Transparenz erhöhen, Kosten senken und die Abläufe beschleunigen können. 

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Gut organisierte Werkzeuge können Zeit sparen

Bedarfe erkennen, einfacher arbeiten

Geht Werkzeug verloren oder funktioniert es nur unzuverlässig, entsteht Zeitverlust. Das kann Auswirkungen aufs Projektergebnis haben, aber auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Fehlende Geräte und die Suche nach Werkzeugen sowie Abstimmungen, wer welche Maschine wann nutzen kann, gehören zu den täglichen Herausforderungen, die reibungsloses Vorankommen oft ausbremsen. Hier kommt das Materialmanagement ins Spiel: Je besser der Bestand gepflegt ist und je schneller Bedarfe erkannt werden, desto besser können Sie das Team ausstatten und eine effiziente Arbeitsumgebung schaffen. Grundlage dafür sind eine regelmäßige Inventur und Werkzeuglisten, mit denen die Betriebsmittel erfasst, kategorisiert und verwaltet werden. 

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Eine Inventur sollte kein Stressfaktor sein

Digitale Unterstützung erleichtert die Abläufe

Alle Jahre wieder: Die Inventur steht an. Oft wird sie als Zeitfresser wahrgenommen – muss sie aber nicht. Ist sie gut geplant oder wird mithilfe einer digitalen Betriebsmittelverwaltung strukturiert, hilft sie, den Überblick über den Bestand zu behalten: 

Sie bietet eine Übersicht über vorhandene Werkzeuge und unterstützt dabei, Geräte mit Kaufdatum, Zustand und Wartungsintervallen zu dokumentieren. Außerdem kann sie als Vorlage für die Planung zukünftiger Ausgaben dienen. All das trägt mittel- und langfristig zu besseren Arbeitsabläufen bei.

Mit digitalen Betriebsmittelverwaltungen sparen Ihre Mitarbeitenden auch im Arbeitsalltag viel Zeit: So können Ihre Teams zum Beispiel am Ende eines Arbeitstages mit einem Blick in ihre App prüfen, ob alle Geräte wieder im Auto sind. 

Findet die Inventur nicht jährlich, sondern laufend statt, geben Software-Lösungen quasi auf Knopfduck eine Echtzeit-Übersicht über den Bestand. Der Vorteil: Der Bestand wird laufend dokumentiert, ohne dass die Arbeit stillstehen muss.

 

5 Fragen, die die Inventur Ihnen beantworten sollte

Nach einer Inventur in Ihrem Handwerk sollten Sie nicht nur eine quantitative Übersicht vorliegen haben, sondern auch Antworten zur Qualität Ihres Bestands

  1. Passen die verfügbaren Geräte und Baustellenwerkzeuge zu anstehenden Projekten?
  2. Sind sie in ausreichender Zahl vorhanden und auffindbar?
  3. Müssen Betriebsmittel getauscht oder bestellt werden?
  4. Sind Verschleißerscheinungen erkennbar oder stehen Wartungen an? 
  5. Sind Geräte vorhanden, die kaum genutzt werden?

 

Tipps für eine einfachere Inventur

Unsere Empfehlung: Wenn Sie Verbesserungspotenzial in Ihrer Materialwirtschaft sehen, warten Sie nicht bis zum Inventurtag. Beginnen Sie, Ihr Werkzeug besser zu sortieren, sich einen Überblick zu verschaffen und Prozesse zu optimieren. Mit den folgenden Tipps können Sie schon im laufenden Jahr Maßnahmen einführen, die die Arbeitsabläufe Ihres Teams vereinfachen und Ihnen bei der Inventur Arbeit abnehmen.

Strukturieren Sie Ihr Lager systematisch

Mit einem strukturierten Lager kommen Ihre Teams jeden Tag schnell ins Arbeiten und Bauabläufe werden entspannt: Sie sparen Zeit, weil alle Materialien verfügbar und einsatzbereit sind. 
 
Aus dem „Lean Management” entlehnt ist die 5S-Methode. Mit ihr werden Arbeitsumgebungen so gestaltet, dass sich die Beschäftigten auf ihre Aufgaben konzentrieren können: 5S steht für: Sortieren, Systematisieren, Saubermachen, Standardisieren und Selbstdisziplin. Diesen Zyklus können Sie ganz einfach verinnerlichen und Schritt für Schritt auf die eigene Betriebsmittelverwaltung anwenden. Hilfsmittel wie Werkstattwägen, Werkzeugschränke, Sortierkästen für Kleinteile und sog. „Shadowboards”, Tafeln, an denen jedes Werkzeug seinen festen Platz hat, helfen beim Sortieren und Systematisieren.  
 

Teilen Sie Verantwortung mit dem Team

Bei optimierten Prozessabläufen und einer guten Organisation können Ihre Mitarbeitenden eigenverantwortlicher arbeiten und mehr Zeit für ihre Aufgaben auf der Baustelle gewinnen. Kommunizieren Sie Ihre Ziele an Ihre Mitarbeiter: So können diese aktiv ihre Ideen zur Verbesserung der Abläufe einbringen und werden motiviert, selbst Verantwortung zu übernehmen – denn am Ende des Tages entlastet eine besser geplante Materialwirtschaft das Team und reduziert Stress. 
 
Das Team kann regelmäßig eingebunden werden: Beim Aufräumen der Fahrzeuge und kurzen Check-in Gespräche: Sind alle Werkzeuge in Ordnung, zeichnet sich Reparatur- oder Neuanschaffungsbedarf ab, sind die Teams mit der Leistung der Geräte zufrieden? Wenn eine Bestandsaufnahme zur Routine wird, gehen Werkzeuge seltener verloren, schwache Geräte werden schneller identifiziert und Sie können vorausschauend Neuanschaffungen planen.

Führen Sie eine permanente Inventur ein

Ziehen Sie eine laufende Inventur in Betracht. Hier helfen digitale Lösungen zur Betriebsmittelverwaltung. Hilti ON!Track verwaltet Ihren Bestand, indem Geräte mit einer ID-Nummer gekennzeichnet werden und Smart Tags mit Bluetooth-Technologie sowie Barcode-Etiketten Geräte identifizierbar machen. Mit einer cloudbasierten Software können Sie jederzeit – aus dem Büro, von der Baustelle, von unterwegs – auf die Informationen zugreifen. Sie sehen, welche Geräte und Werkzeuge, ob von Hilti oder von anderen Herstellern, verfügbar sind, welche einem Team zugewiesen sind und welche nicht auffindbar sind. Umfangreiche Berichte geben Ihnen mehr Informationen zum Werkzeugbestand und Werkzeugzuweisungen. Der Vorteil: Sie wissen jederzeit, wie sich Ihr Bestand entwickelt und können besser in die Zukunft planen.

Lesen Sie hier, wie digitale Lösungen Ihr Werkzeugmanagement unterstützen

Die Rolle der Werkzeugliste

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Werkzeuglisten strukturieren Abläufe im Alltag

Die Führung von Materiallisten ist Basis der Inventur, hilft aber auch, die Arbeitsabläufe im Alltag einfacher zu gestalten. Werkzeuglisten erfassen die vorhandenen Betriebsmittel und ordnen sie Kategorien zu. Dabei kann die Bedeutung einzelner Werkzeuge für die tägliche Arbeit festgelegt werden, um besonders wichtige und viel genutzte Mittel zu identifizieren und ihnen rund um geplante Wartungen, möglichen Verschleiß und eventuelle Neuanschaffungen eine besondere Aufmerksamkeit zu geben.

Die Listen der Werkzeuge können Sie für verschiedene Bauprojekte, Gewerke wie Sanitär, Installateure oder Elektriker oder sogar konkrete Aufgaben erstellen. So stellen Sie sicher, dass dem Team die benötigten Werkzeuge zur Verfügung stehen, mit zur Baustelle fahren und wieder in ordentlichem Zustand zurück ins Lager kommen. Werden diese Listen digital geführt, was wir sehr empfehlen, können sie für ähnliche Projekte immer wieder als Vorlage herangezogen werden, einfach mit dem Team ausgetauscht und jederzeit aktualisiert werden und in weitere Systeme, etwa Bestellsysteme oder die Betriebsmittelverwaltung integriert werden.

4 Bereiche, in denen Werkzeuglisten den Betrieb erleichtern

  1. Benutzerdefinierte Listen: Erstellung von Werkzeugübersichten für einzelne Gewerke, häufige Aufgaben oder Projekte möglich

  2. Einschätzung des benötigten Bestands: Vielfach eingesetzte Werkzeuge werden schneller identifiziert und können besser geplant werden

  3. Kürzere Rüstzeiten: Übersicht über benötigtes Material hilft beim schnelleren Start ins Projekt

  4. Einfachere Kommunikation: Gebündelte Materialübersicht erleichtert Abstimmungen im Team und gibt einzelnen Mitarbeitenden benötigtes Wissen an die Hand 

 

Werkzeuglisten und Inventur ergänzen sich

Routine im Alltag sorgt für ein besseres Projektergebnis

Im besten Fall ergänzen sich die – meist seltener durchgeführte – Inventur und der regelmäßige Einsatz von Werkzeuglisten: So bleibt der Bestand laufend im Blick, sie schaffen eine Basis für bessere Projektabläufe und damit bessere Ergebnisse:

  • Sie bringen mehr Ordnung in den Alltag: Das spart allen Zeit.

  • Sie erhalten häufiger Informationen über den Bestand: Auf diese Weise können Sie vorausschauender planen.

Sie statten Ihre Teams besser aus, wenn Sie Neuanschaffungen und verfügbares Material besser planen können: Das erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Mit den ersten beiden Punkten erleichtern Sie sich wiederum die halbjährliche oder jährliche Inventur. Sollten Sie sich überlegen, das Materialmanagement an eine digitale Betriebsmittelverwaltung zu übergeben, lesen Sie hier mehr zu unserem System ON!Track.

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